Thursday, September 20, 2018

Makalah Audit Pembelian

Makalah Audit Pembelian


                                                           BAB I
                                                    PENDAHULUAN



1.1 LATAR BELAKANG

Kegiatan pembelian dalam perusahaan dagang dan kegiatan pengadaan pada instansi pemerintah atau perusahaan selain manufacture memegang peranan yang sangat penting, karena dari sinilah proses operasional perusahaan dimulai. Kegiatan pembelian dapat terus berlangsung dengan baik apabila prosedur pencatatan dan pembayaran hutang juga terselenggara dengan baik. Dengan begitu perlu adanya pemeriksaan terhadap kegiatan pembelian agar dapat meningkatkan efisiensi, efektifitas, dan keekonomisan perusahaan. 






 1.2 RUMUSAN MASALAH

1. Apa pengertian audit fungsi pembelian ?

2. Bagaimana lingkup audit fungsi pembelian ?

3. Apa sasaran audit fungsi pemeblian ?

4. Bagaimana pentingnya audit fungsi pembelian ?

5. Apa saja tahap-tahap audit fungsi pembelian ?

1.3 TUJUAN MASALAH

1. Menjelaskan pengertian audit fungsi pembelian.

2. Untuk mengetahui lingkup audit fungsi pembelian.

3. Menjelaskan sasaran audit fungsi pembelian.

4. Untuk mengetahui pentingya audit fungsi pembelian.

5. Menjelaskan tahap-tahap audit fungsi pembelian.

BAB II

PEMBAHASAN

2.1 PENGERTIAN AUDIT FUNGSI PEMBELIAN

Tujuan utama dalam audit manajemen fungsi pembelian yaitu untuk menentukan efisiensi dan efektivitas perusahaan dalam membelanjakan sumber daya keuangan mereka. Pada beberapa perusahaan menengah, pembelian utama dilakukan oleh masing-masing departemen. Sebagai contohnya, fungsi kontrol persediaan membeli bahan-bahan kebutuhan dan bahan-bahan baku untuk memenuhi permintaan pelanggan langsung dari pemasok. Sebuah audit manajemen dilakukan karena terdapat tanda-tanda bahaya yang ditemukan di perusahaan. Sebagai contoh, manajemen tingkat atas seharusnya menyadari adanya peningkatan biaya dalam proses bisnis, meskipun tak satupun kompetitor mengalami pengurangan yang sama pada marjin laba. Tanda-tanda bahaya tersebut mungkin mengindikasikan bahwa perusahaan mengalami “ketidakefisienan biaya” dalam aktivitas pembeliannya sehari-hari. Proses audit manajemen menggambarkan bahwa fungsi pembelian dapat dimanfaatkan oleh perusahaan yang benar-benar memiliki fungsi pembelian (departemen pembelian). Asumsinya, bahwa semua peerusahaan, tidak peduli sebesar apa, seharusnya mempunyai departemen pembelian (atau seseorang) yang terpusat dan independen untuk mengontrol pengeluaran perusahaan.



2.2 LINGKUP AUDIT FUNGSI PEMBELIAN

Fungsi pembelian mempunyai nilai dan arti penting bagi perusahaan karena sangat menunjang operasional perusahaan.Audit manajemen fungsi pembelian harus dilakukan dengan optimal untuk memastikan agar kegiatan operasional perusahaan tidak sampai terhenti yang akan berdampak negatif bagi perusahaan secara keseluruhan. Sasaran strategik fungsi pembelian merupakan ukuran atau patokan yang digunakan untuk mengukur tingkat efisiensi fungsi pembelian pada perusahaan. Tujuh sasaran strategik fungsi pembelian yang harus dipahami meliputi hal-hal berikut ini.

1. Terjaminnya kesinambungan pasokan bahan mentah, bahan baku, dan bahan penolong lainnya yang dibutuhkan dalam proses produksi.

2. Mengupayakan terjaminnya persediaan bahan mentah dan suku cadang agar berada pada tingkat yang aman

3. Tersedianya peralatan dan bahan pendukung produksi lainnya yang diperlukan agar standar mutu dan ketepatan penggunaan dapat tercapai

4. Pengadaan bahan mentah, bahan baku, suku cadang, bahan lainnya, dan aneka jasa yang diperlukan harus dilakukan dengan biaya yang serendah mungkin

5. Pelaksanaan sistem pengawasan yang digunakan untuk memastikan bahwa nilai dan biaya pengadaan telah sesuai, dengan terus-menerus melakukan pengurangan biaya pembelian.

6. Komunikasi yang baik dengan pihak manajemen puncak dalam bentuk informasi yang paling akurat mengenai bahan dan aneka jasa yang dibutuhkan perusahaan.

7. Terwujudnya kerja sama dari unit kerja atau unit fungsional lain dalam perusahaan untuk menjalankan fungsi pembelian dengan baik.

Siklus normal fungsi pembelian meliputi berikut ini

1. Penentuan kebutuhan, melalui Skedul Produksi Manufaktur, Penentuan Penggantian Persediaan (Inventory Replenishment Requirement), Penentuan Pembelian secara Khusus (Specialized Purchase Requirements), dan Kebutuhan Operasional Sehari-hari

2. Otorisasi pembelian, yang dimulai dengan penerbitan Permintaan Barang (Purchase Requisition) atau Perintah Kerja (Work Order) sampai penerbitan Pesanan Pembelian (Purchase Order).

3. Prosedur tindak lanjut pemesanan.

4. Penyelesaian proses pengiriman.

5. Penyelesaian keuangan.

 


2.3 SASARAN AUDIT FUNGSI PEMBELIAN

Terdapat 4 sasaran audit manajemen pada fungsi pembelian, yaitu berikut ini.

1) Sasaran strategik fungsi pembelian.

2) Perencanaan operasional/induk

3) Tipe dan struktur organisasi pembelian.

4) Mekanisme pengendalian pembelian



2.4 PENTINGNYA AUDIT FUNGSI PEMBELIAN

Fungsi pembelian sering diangap fungsi yang paling penting dan berpengaruh pada unit-unit operasi yang ada di perusahaan. Pada banyak perusahaan, fungsi pembelian merupakan awal dari sebuah proses bisnis. Dengan tujuan memenuhi permintaan pelanggan, perusahaan harus membeli barang-barang kebutuhan dan bahan baku yang diminta, untuk mengumpulkan atau memproduksi produk-produk perusahaan. Ini adalah proses dalam mendapatkan barang-barang, bahan baku, komponen dan layanan yang merupakan tugas utama dan tanggung jawab departemen pembelian. Dalam sebuah perusahaan dimana terdapat sistem pembelian yang efektif, pembelian material dapat menghemat biaya bagi perusahaan.



2.5 TAHAP-TAHAP AUDIT FUNGSI PEMBELIAN

A. Tahapan Pembelian dan Pengendaliannya

Langkah – langkah kegiatan pembelian meliputi :

1. Penentuan kebutuhan.

Aspek – aspek pengendalian ini pada dasarnya diperlukan untuk menjawab pertanyaan apakah penentuan kebutuhan dibuat atas dasar yang layak dan dikomuniksikan secara tepat kepad abegian pembelian. Penentuan itu dapat didasarkan pada :

a) Jadwal Produksi

b) Sistem Persediaan minimum/maksimum

c) Sistem Just In Time

d) Proyek – proek perusahaan

e) Rencana Kebutuhan Operasional lainnya

f) Tanggung Jawab Penentuan Kebutuhan

g) Prosedur penentuan Kebutuhan

2. Otorisasi Pembelian

Dalam Otorisasi Pembelian terlibat sejumlah pertimbangan yang bukan menjadi tanggung jawab dari pihak yang menentukan kebutuan, melainkan tanggung jawab dari bagian pembelian. Pertimbangan – pertimbangan yang dimaksud antara lain didasarkan factor – factor sebagai berikut :

a) Apakah barang yang dibutuhkan tersebut tersedia di perusahaan?

b) Apakah barang – barang yang dimaksud lebih baik dibuat sendri atau harus dibeli?

c) Apakah pembelian bisa dilakukan?

d) Apakah anggaranya mengizinkan?

e) Apakah konsekuensi – konskuensi keuangan?

Yang terpenting adalah adanya persetujuan yang diberikan oleh pejabat yang berwenang dan bagian pembelian telah menginformasikan semua persoalan yang terkait dalam peleksanaan pembelian kepada pejabat tersebut.

 

3. Pelaksanaan Pembelian

Mendapatkan rekanan dan membuat persetujuan akhir untuk pembelian yang akan dilaksanakan, merupakan inti dari aktivitas pembelian. Dalam memilih ekanan harus mempertimbangkan :

a) Luasnya Usaha pencarian rekanan

b) Luasnya kontak langganan dengan rekanan

c) Kendala masing – masing rekanan

d) Penawaran yang diajukan rekanan

e) Kesesuaian dengan kebijaksanaan perusahaan atau pemerintah.

4. Tindak Lanjut

Prosedur Tindak lanjut yang dibutuhkan bervariasi sesuai dengan jenis pembeliannya dan panjangnya periode dari jadwal pengiriman atau penyerahannya.

5. Penyelesaian Pengiriman

Pengiriman-pengiriman rekanan harus dipantau untuk melihat kesesuaian dengan perjanjian, atau bila tidak, tuntutan ganti rugi apa yang harus diajukan.

6. Penyelesaian Keuangan

Penyelesaian ini dilaksanakan oleh bagian hutang dagang, bekerja sama dengan begian keuangan. Yang perlu diperhatikan adalah kecepatan penyampaian dokumen – dokumen sehubungan dengan pembelian ini, sehingga pembayaran kepada rekanan dapat dilakukan dengan pembelian ini, sehingga pelaksanaan pembayaran kepada rekanan dapat dilakukan dengan tepat waktu untuk dapat memanfaatkan potongan – potongan pembelian.



B. Program Pemeriksaan Kegiatan Pembelian

1. Pemeriksaan Pengelolaan Resiko

2. Pemeriksaan Pengendalian

· Penentuan Kebutuhan

1) Tujuan Pemeriksaan, meliputi :

a) Untuk menilai kelengkapan dan keandalan rencana kebutuhan barang/ jasa.

b) Untuk memastikan apakah rencana kebutuhan sesuai dengan tujuan menunjang kegiatan- kegiatan perusahaan secara menyeluruh.

c) Untuk mengetahui apakah rencana kebutuhan tersebut disahkan oleh pejabat yang berwenang.

2) Langkah – langkah kerja

a) Peroleh pedoman mengenai penyusunan kebutuhan barang atau jasa.

b) Mintakan rencana kebutuhan barang yang ingin dibeli.

c) Meneliti kebutuhan yang akan dibeli sesuai dengan kebutuhan apa tidak.

d) Mintakan rencana jangka pendek, menengah, dan jangka panjang dari perusahaan.

e) Pastikan bahwa timbulnya kebutuhan telah sesuai dengan metode dan prosedur yang berlaku.



· Otorisasi Pembelian

1) Tujuan Pemeriksaan

a) Untuk menilai kelayakan prosedur otorisaasi pembelian.

b) Menguji tingkat ketaatan terhadap prosedur yang telah ditetapkan.

2) Langkah – langkah kerja

a) Review prosedur otorisasi pembelian, dengan perhatian khusus pada :

1. Siapa yang mengajukan permintaan pembelian.

2. Persetujuan.

3. Formulir apa yang akan digunakan.

b) Periksa dan lakukan penilaian mengenai :

1. Tingkat ketaatan terhadapprosedur yang telah ditetapkan.

2. Apakah prosedur yang berlaku cukup memadai.



· Pelaksanaan Pembelian

1) Tujuan Pemeriksaan

a) Untuk memastikan ditaatinya kebijaksanaan dan prosedur pelaksanaan pembelian yang dutetapkan baik intern perusahaan maupun peraturan pada umumnya.

b) Untuk memastikan adanya perlindungan terhadap kepentingan perusahaan.

c) Untuk menilai apakah telah dilakukan usaha untuk meningkatkan eisiensi kegiatan pembelian.

2) Langakah – langkan kerja

Lakukan secara sampel pengujian terhadap transaksi pembelian untuk memastikan ketaatan terhada kebijaksanaan dan prosedur pelaksanaan pembelian yang telah ditetapkan, baik tentang pelelangan umum, pelelangan terbatas, penunjukan langsung, maupun pengadaan langsung.

a) Meneliti kebenaran formal dan material dari surat Perintah Kerja atau Surat perjanjian kontrak.

b) Meneliti apakah telah dilakukan penggunaan Daftar rekanan mampu.

c) Teliti apakah ada kerjasama yang baik dalam kelompok pembelian.

d) Pastikan bahwa formulir standart untuk permintaan pembelian telah diisi dengan persyaratan dan kondisi yang layak sesuai dengan kebijakan yang beraku.



· Tindak Lanjut Proses Pembelian

1) Tujuan Pemeriksaan

Untuk dapat mengetahui apakah terdapat langkah – langkah untuk memastikan agar produk – produk yang dipesan benar – benar dikerjakan sesuai dangan persetujuan pesanan pembelian.

2) Langkah – langkah kerja

a) Meminta dokumen – dokumen yang berhubungan dengan tanggal penerimaan serta spesifikasi barang – barang yang dipesan.

b) Melakukan penilaian terhadap cara- cara petugas pembelian dalam memantau pesanan pembelian.

c) Meneliti apakah dilakukan langkah – langkah untuk memastikan dipenuhinya pesanan seperti mengunjungi dan mengamati pengerjaan barang – barang yang dipesan serta mengadakan kontak regular dengan para penjual.



· Penerimaan Barang

1) Tujuan Pemeriksaan

a) Untuk memastikan apakah petugas atau bagian yang menerima barang secara organisatoris bebas dari petugas atau bagian pembelian.

b) Untuk memastikan apakah petugas yang bertanggung jawab telah melaksanakan kewajibannya dengan memeriksa barang- barang yang diterima sesuai prosedur yang ditentukan.

2) Langkah – langkah kerja

Meneliti apakah terdapat pemisahan fungsi antara petugas atau bagian yang menerima barang dengan petugas atau bagian yang melakukan pembelin.

a) Meneliti apakah administrasi dan prosedur bagian penerimaan barang mendukung terlaksananya pemeriksaan yang memadai terhadap penerimaan barang

b) Melakukan pengujian terhadap sebagian barang – barang tersebut telah diperiksa dan apakah hasil pemeriksaannya terbukti efektif atau tidak.

c) Memperhatikan apakah terdapat klaim dan bila ada telusuri bagaimana klaim itu ditetakan.



· Penyelesaian Keuangan

1) Tujuan Pemeriksaan

a) Untuk mengetahui apakh telah dilakukan langkah – langkah pengendalian yang perlu sebelum pembayaran dilakukan oleh bagian keuangan.

b) Untuk mengetahui apakah terjalin kerja sama yang baik antara bagian pembelian dangan keuangan.

2) Langkah – langkah kerja

a) Meneliti apakah dilakukan pencocokan antara bukti pesanan pembelian yang asli dengan data peneimaan barang.

b) Meneliti mengenai potongan – potongan yang diberikan apakah telah memenuhi prosedur yang ditetapkan dan jumlahnya sesuai apa tidak.

c) Melakukan pengamatan apakah selama negosiasi harga, pihak bagian keuangan di ikut sertakan apa tidak.



C. Pemeriksaan Substansi

Program ini merupakan lanjutan dari program pemeriksaan pembelian atas kegiatan pembelian dan kegiatan lainnya yang berkaitan, yang dilakukan dalam periode pemeriksaan dengan memperhatikan hasil identifikasi resiko dari pengujian pengendalian diatas.

Pemeriksaan intern memiliki tujuan untuk mengevaluasi tentang efektivitas, efisiensi dan membantu manajemen mencapai tujuannya.

Melalui audit manajemen fungsi pembelian, tanggung jawab fungsi pembelian dapat diwujudkan dengan baik, efektif, dan efisien. Tanggung jawab itu setidaknya meliputi 2 hal sebagai berikut ini.

1. Penanganan informasi oleh fungsi pembelian telah dilakukan dengan benar. Berbagai catatan yang akurat, seperti catatan mengenai proses pembelian yang pernah dilakukan sebelumnya, daftar pemasok ataupun proses pengiriman disimpan dan dimanfaatkan dengan baik.

2. Proses pengadaan barang dan jasa telah dilakukan dengan baik, seperti melalui pengawasan terhadap permintaan barang/jasa, diupayakan lebih dari satu penawaran yang diterima oleh perusahaan, analisis seluruh penawaran yang masuk sampai dengan proses penerbitan PO, penerimaan barang, dan penyelesaian pembayaran faktur.





                                                         BAB III 

                                                       PENUTUP



3.1 KESIMPULAN

1. Tujuan utama dalam audit manajemen fungsi pembelian adalah untuk menentukan efisiensi dan efektivitas perusahaan dalam membelanjakan sumber daya keuangan mereka.

2. Fungsi pembelian memiliki nilai dan arti penting bagi perusahaan karena sangat menunjang operasional perusahaan.

3. Terdapat 4 sasaran audit manajemen pada fungsi pembelian, yaitu berikut ini.

a. Sasaran strategik fungsi pembelian.

b. Perencanaan operasional/induk

c. Tipe dan struktur organisasi pembelian.

d. Mekanisme pengendalian pembelian

4. Fungsi pembelian sering diangap fungsi yang paling penting dan berpengaruh pada unit-unit operasi yang ada di perusahaan. Pada banyak perusahaan, fungsi pembelian merupakan awal dari sebuah proses bisnis.

5. Tahap-tahap audit fungsi pembelian :

a. Tahapan Pembelian dan Pengendaliannya

b. Program Pemeriksaan Keiatan Pembelian

c. Pemeriksaan Substansi





DAFTAR PUSTAKA



Bayangkara, IBK. 2010. Manajemen Audit Prosedur dan Implementasi. Jakarta : Salemba Empat.

http://referensiakuntansi.blogspot.com/2012/07/audit-fungsi-pembelian_12.html

https://lib.atmajaya.ac.id/default.aspx?tabID=61&src=k&id=131427

http://yuliakurnia.blogspot.com/2011/12/audit-pembelian.html

http://hery-susilo.blogspot.com/2013/06/makalah-audit-pembelian.html




Demikianlah materi tentang Makalah Audit Pembelian yang sempat kami berikan. semoga materi yang kami berikan dan jangan lupa juga untuk menyimak materi seputar Makalah Manajemen Keuangan yang telah kami posting sebelumnya. Semoga dapat membantu menambah wawasan anda semikian dan terimah kasih.

Anda dapat mendownload Makalah diatas dalam Bentuk Document Word (.doc) melalui link berikut.


EmoticonEmoticon